Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinie

Diese Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinie erläutert die Bedingungen, unter denen dot2.solutions Rückerstattungen gewährt oder Stornierungen für unsere Dienstleistungen akzeptiert.

Geltungsbereich der Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für:

• Implementierungsprojekte für KI-Agenten
• SaaS-Integrationsdienste
• Monatliche Retainer-Vereinbarungen
• Beratungs- und Advisory-Dienstleistungen
• Technische Supportpakete

Anwendbare Dienstleistungen

Je nach Art der erworbenen Dienstleistung gelten unterschiedliche Rückerstattungsbedingungen. Bitte lesen Sie die Abschnitte, die für Ihre Dienstleistungsvereinbarung relevant sind, sorgfältig durch.

Gültigkeitsdatum

Diese Richtlinie tritt am 18. März 2026 in Kraft und gilt für alle Vereinbarungen, die an oder nach diesem Datum geschlossen werden.

Wann Rückerstattungen möglich sind

Rückerstattungen können unter folgenden Umständen gewährt werden:

• Stornierung des Dienstes, bevor die Arbeit beginnt
• Nichtlieferung vereinbarter Dienstleistungen
• Wesentlicher Vertragsbruch der Dienstleistungsvereinbarung durch dot2.solutions
• Erbringung von Dienstleistungen, die sich wesentlich von der Beschreibung unterscheiden
• Technische Probleme, die die Dienstleistungserbringung verhindern

Fristen für Rückerstattungsanträge

Rückerstattungsanträge müssen eingereicht werden:

• Implementierungsprojekte: Vor dem Projekt-Kickoff-Meeting
• Monatliche Retainer: Innerhalb von 7 Tagen nach der ersten Zahlung (nur erster Monat)
• Einmalige Dienstleistungen: Innerhalb von 14 Tagen nach Zahlung, vor der Dienstleistungserbringung
• Abonnementdienste: Bevor der erste Abrechnungszyklus abgeschlossen ist

Bedingungen für vollständige Rückerstattungen

Vollständige Rückerstattungen (100 %) sind möglich, wenn:

• Keine Arbeiten am Projekt begonnen wurden
• Keine Ressourcen zugewiesen wurden
• Keine Drittkosten entstanden sind
• Die Stornierung vor dem vereinbarten Startdatum erfolgt

Bedingungen für Teilerstattungen

Teilerstattungen können möglich sein, wenn:

• Die Arbeiten begonnen, aber nicht wesentlich abgeschlossen sind
• Meilensteine teilweise geliefert wurden
• Dienstleistungen mitten im Projekt storniert werden
• Rückerstattungsbetrag = Gesamt gezahlt - (Abgeschlossene Arbeit + Angefallene Ausgaben)

Nicht erstattungsfähige Artikel und Dienstleistungen

Folgende Leistungen sind nicht erstattungsfähig:

• Softwarelizenzen oder Abonnements von Drittanbietern, die in Ihrem Namen erworben wurden
• Kosten oder Nutzungsgebühren für API von Drittanbietern
• Abgeschlossene Arbeiten oder gelieferte Meilensteine
• Bereits geleistete Beratungsstunden
• Bereits durchgeführte Schulungen
• Kundenspezifische Entwicklung nach Code-Bereitstellung
• Bereits gelieferte Dokumentation und Ergebnisse

Keine Rückerstattung nach Arbeitsbeginn

Für Implementierungsprojekte (KI-Agenten, Integrationen, kundenspezifische Entwicklung):

• Volle Rückerstattung bei Stornierung vor Projekt-Kickoff
• Nach Kickoff basieren Rückerstattungen auf noch nicht erbrachter Arbeit
• Abgeschlossene Meilensteine sind nicht erstattungsfähig
• Laufende Arbeiten werden zum Stundensatz oder pro rata verrechnet

Meilensteinbasierte Zahlungen

Für Projekte mit meilensteinbasierten Zahlungsstrukturen:

• Zahlungen für abgeschlossene Meilensteine sind nicht erstattungsfähig
• Partielle Meilensteinabschlüsse werden proportional verrechnet
• Zukünftige Meilensteinzahlungen können bei Projektstornierung zurückerstattet werden
• Die Abnahme eines Meilensteins bedeutet die Zufriedenheit mit dieser Phase

Regelung für Anzahlung und Retainer

Anfängliche Anzahlungen und Retainer:

• 50 % Anzahlung erforderlich, um die meisten Projekte zu starten
• Anzahlung wird bei Fertigstellung auf die Schlussrechnung angerechnet
• Anzahlung erstattungsfähig, wenn wir stornieren oder nicht liefern können
• Anzahlung nicht erstattungsfähig, sobald die Arbeit beginnt (wird auf geleistete Arbeit angerechnet)

Projektaufgabe

Wenn Sie ein Projekt aufgeben (keine Kommunikation für 30+ Tage):

• Alle bisherigen Zahlungen gelten als endgültig
• Keine Rückerstattungen für abgeschlossene oder laufende Arbeiten
• Projektmaterialien können im aktuellen Zustand geliefert werden
• Zusätzliche Gebühren können für die Wiedereröffnung des Projekts anfallen

Monatliche Retainer-Bedingungen

Für laufende monatliche Retainer-Vereinbarungen:

• Monatliche Vorauszahlung
• Stunden pro Monat gemäss Vereinbarung zugewiesen
• Zahlung nicht erstattungsfähig, sobald der Monat beginnt
• Kündbar mit 30 Tagen schriftlicher Kündigung

3-Monats-Mindestverpflichtung

Die meisten Retainer-Vereinbarungen beinhalten eine Mindestverpflichtung von 3 Monaten:

• Die ersten 3 Monate sind nicht erstattungsfähig
• Zahlungen müssen für alle 3 Monate geleistet werden
• Die Kündigung wird erst nach dem 3-Monats-Zeitraum wirksam
• Ausnahmen können in aussergewöhnlichen Umständen gewährt werden

Richtlinie für ungenutzte Stunden

Bezüglich ungenutzter Retainer-Stunden:

• Standardrichtlinie: Stunden werden nicht von Monat zu Monat übertragen
• Übertrag (falls zutreffend): Bis zu 25 % der ungenutzten Stunden können auf den nächsten Monat übertragen werden
• Verfall: Übertragene Stunden verfallen, wenn sie nicht innerhalb von 60 Tagen genutzt werden
• Kein Barwert: Ungenutzte Stunden können nicht in bar zurückerstattet werden

Retainer-Anpassungen

Retainer-Vereinbarungen können angepasst werden:

• Erhöhte Stundenanzahl mit schriftlicher Mitteilung verfügbar
• Reduzierte Stunden nach Ablauf der Mindestlaufzeit
• Änderungen treten im folgenden Abrechnungszyklus in Kraft
• Pro-rata-Anpassungen sind nicht mitten im Zyklus verfügbar

Wie man storniert

Um Dienste zu stornieren:

1. Senden Sie eine schriftliche Mitteilung per E-Mail an: billing@dot2.solutions
2. Fügen Sie hinzu: Konto-/Projektdetails, Grund für die Stornierung, gewünschtes Wirksamkeitsdatum
3. Erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail innerhalb von 2 Werktagen
4. Erfüllen Sie alle abschliessenden Anforderungen (Datenexport, Wissenstransfer usw.)

Anforderungen an die Kündigungsfrist

• Implementierungsprojekte: Sofort (Gebühren für abgeschlossene Arbeiten fallen an)
• Monatliche Retainer: 30 Tage schriftliche Kündigung
• Jahresverträge: 60 Tage schriftliche Kündigung (oder gemäss Vertrag)
• Test- oder erster Monat: 7 Tage Kündigungsfrist

Wirksamkeitsdatum der Stornierung

Die Stornierung wird wirksam:

• Für Retainer: Am Ende des aktuellen Abrechnungszyklus (nach Ablauf der Kündigungsfrist)
• Für Projekte: Nach Erhalt der schriftlichen Bestätigung
• Für Abonnements: Am Ende des aktuellen Abonnementzeitraums

Ausstehende Zahlungsverpflichtungen

Bei Stornierung:

• Alle ausstehenden Rechnungen bleiben fällig
• Abgeschlossene Arbeiten müssen bezahlt werden
• Angefallene Drittkosten müssen erstattet werden
• Die Schlussrechnung wird innerhalb von 15 Tagen nach Stornierung ausgestellt

Während der Mindestverpflichtungsperiode

Wenn Sie während einer Mindestverpflichtungsperiode (z.B. 3-Monats-Retainer) kündigen:

• Verbleibende Monate müssen vollständig bezahlt werden, ODER
• Frühzeitige Kündigungsgebühr in Höhe von 50 % der verbleibenden Verpflichtung
• Ausnahmen werden für dokumentierte aussergewöhnliche Umstände berücksichtigt

Kündigungsgebühren

Gebühren für vorzeitige Kündigung können anfallen:

• Innerhalb der Mindestperiode: 50 % der verbleibenden Verpflichtung
• Jahresverträge: 25 % des verbleibenden Vertragswertes
• Implementierungsprojekte: 100 % der abgeschlossenen Arbeit + 25 % des verbleibenden Offertbetrags

Pro-rata-Rückerstattungen

In einigen Fällen können anteilige Rückerstattungen möglich sein:

• Monatliches Abonnement, das mitten im Monat gekündigt wird: Keine anteilige Rückerstattung (Dienst ist bis zum Ende des Zeitraums verfügbar)
• Jährliches Abonnement, das mitten im Jahr gekündigt wird: Pro-rata-Rückerstattung abzüglich einer Verwaltungsgebühr von 20 % (siehe auch Nutzungsbedingungen, Abschnitt 6)
• Retainer-Stunden, die erheblich unterliefert wurden: Pro-rata-Guthaben oder Rückerstattung

Umgang mit laufenden Arbeiten

Bei Beendigung mit laufenden Arbeiten:

• Option 1: Aktuellen Meilenstein abschliessen (zusätzliche Zahlung kann anfallen)
• Option 2: Arbeit im aktuellen Zustand liefern (pro rata verrechnet)
• Option 3: Arbeit sofort einstellen (Stunden werden verrechnet)
• Alle Codes, Dateien und Dokumentationen bis zum Zeitpunkt der Beendigung werden geliefert

Wie man eine Rückerstattung beantragt

1. Senden Sie eine E-Mail an billing@dot2.solutions mit dem Betreff "Rückerstattungsantrag"
2. Fügen Sie hinzu:
   • Ihren Namen und Konto-/Projektdetails
   • Rechnungsnummer(n) und Zahlungsdatum(e)
   • Grund für den Rückerstattungsantrag
   • Belegdokumente (falls zutreffend)
3. Warten Sie auf die Bestätigung (innerhalb von 24 Stunden)
4. Geben Sie alle angeforderten zusätzlichen Informationen an
5. Erhalten Sie die Rückerstattungsentscheidung (siehe Zeitplan unten)

Überprüfungszeitplan

• Bestätigung: Innerhalb von 24 Stunden
• Erste Überprüfung: Innerhalb von 3 Werktagen
• Untersuchung: 5-10 Werktage (falls erforderlich)
• Entscheidung: Innerhalb von 14 Werktagen nach Antragstellung

Genehmigungsprozess

Rückerstattungsanträge werden geprüft von:

• Abrechnungsteam zur Verifizierung der Berechtigung
• Projektmanager zur Beurteilung des Arbeitsstatus
• Management zur endgültigen Genehmigung (Beträge über CHF 1.000)

Zahlungsmethode für Rückerstattungen

Rückerstattungen werden bearbeitet unter Verwendung von:

• Bevorzugt: Ursprüngliche Zahlungsmethode (Kreditkarte, Banküberweisung)
• Alternativ: Banküberweisung an ein angegebenes Konto
• Nicht verfügbar: Barentnahmen oder Zahlungsdienste von Drittanbietern

Bearbeitungszeit

Nach Genehmigung:

• Kreditkarte: 7-10 Werktage, bis auf dem Kontoauszug sichtbar
• Banküberweisung: 5-7 Werktage aufs Konto
• Internationale Überweisungen: 10-14 Werktage
• Die tatsächliche Dauer kann je nach Finanzinstitut variieren

Berechnung der Teilerstattung

Für Teilerstattungen gilt folgende Berechnungsmethode:

• Gesamtzahlung abzüglich des Wertes der abgeschlossenen Arbeit
• Abzüglich der angefallenen Drittkosten
• Abzüglich Verwaltungsgebühren (falls zutreffend, bis zu 20 % – siehe Abschnitt 6.3)
• Eine detaillierte Aufschlüsselung wird in der Rückerstattungsbenachrichtigung bereitgestellt

Höhere Gewalt

In Fällen höherer Gewalt, die die Dienstleistungserbringung verhindern:

• Volle Rückerstattung der Zahlungen für nicht erbrachte Leistungen
• Anteilige Rückerstattung für teilweise erbrachte Leistungen
• Option zur Verschiebung der Dienstleistungserbringung, falls einvernehmlich

Nichtverfügbarkeit der Dienste

Wenn unsere Dienste aufgrund unseres Handelns nicht verfügbar werden:

• Volle Rückerstattung des aktuellen Abrechnungszeitraums
• Gutschrift für zukünftige Dienste (falls bevorzugt)
• Entschädigung für dokumentierte Schäden (bis zu den gezahlten Servicegebühren)

Unternehmensseitige Kündigung

Wenn wir Dienste kündigen (nicht aufgrund Ihres Vertragsbruchs):

• Volle Rückerstattung aller nicht erbrachten Leistungen
• 30-60 Tage Übergangsfrist (kostenlos)
• Unterstützung beim Datenexport und bei der Migration
• Lieferung aller bis dato abgeschlossenen Arbeiten

Rückerstattungen aus Kulanz

In seltenen Fällen können wir aus Kulanz Rückerstattungen anbieten für:

• Erhebliche Probleme mit der Servicequalität
• Aussergewöhnliche Kundenumstände
• Berücksichtigung langjähriger Kundenbeziehungen
• Einvernehmliche Lösung

Kulanzrückerstattungen liegen im Ermessen des Unternehmens und begründen keinen Präzedenzfall oder Anspruch auf zukünftige Rückerstattungen.

Interne Streitbeilegung

Wenn Sie mit einer Rückerstattungsentscheidung nicht einverstanden sind:

1. Kontaktieren Sie billing@dot2.solutions, um Bedenken zu besprechen
2. Legen Sie zusätzliche Beweismittel oder Informationen vor
3. Fordern Sie eine Eskalation an das Management an
4. Erhalten Sie eine endgültige Entscheidung innerhalb von 10 Werktagen

Eskalationsprozess

Eskalationshierarchie:

• Stufe 1: Abrechnungsteam
• Stufe 2: Projekt- oder Kundenmanager
• Stufe 3: Betriebsleiter
• Stufe 4: Unternehmensdirektor (endgültige Entscheidung)

Alternative Streitbeilegung

Wenn die interne Lösung erfolglos bleibt:

• Mediation durch einen einvernehmlich bestimmten Mediator
• Schweizerische Verbraucherschlichtung (für Verbraucherverträge)
• Handelsschiedsgerichtsbarkeit (für Geschäftsverträge)

Rechtliche Mittel

Als letztes Mittel können rechtliche Schritte eingeleitet werden:

• Das schweizerische Recht ist massgebend
• Gerichtsstand: Schweizer Gerichte (sofern nicht anders vereinbart)
• Unterliegt den Haftungsbeschränkungen in den Nutzungsbedingungen

Abrechnungsanfragen

Für allgemeine Fragen zur Abrechnung:

• E-Mail: billing@dot2.solutions
• Telefon: +41 79 741 86 13 (Geschäftszeiten)
• Antwortzeit: Innerhalb von 2 Werktagen

Rückerstattungsanträge

Um eine Rückerstattung zu beantragen:

• E-Mail: billing@dot2.solutions
• Betreff: "Rückerstattungsantrag - [Ihr Konto/Projektname]"
• Anfügen: Alle relevanten Dokumente und Rechnungsnummern

Stornierungsmitteilungen

Um Dienste zu stornieren:

• E-Mail: billing@dot2.solutions
• Betreff: "Service-Stornierung - [Ihr Konto/Projektname]"
• Bestätigung: Sie erhalten eine schriftliche Bestätigung

Allgemeiner Kontakt

Für andere Anfragen:

• E-Mail: contact@dot2.solutions
• Website: https://dot2.solutions
• Kontaktformular: https://dot2.solutions/contact

Diese Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinie unterliegt dem materiellen Recht der Schweiz und ist entsprechend auszulegen, unter Ausschluss ihrer Kollisionsnormen und unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

Für alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser Richtlinie ergeben, sind die zuständigen Gerichte am eingetragenen Sitz von dot2.solutions (Yverdon-les-Bains, Schweiz) ausschliesslich zuständig, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Gerichtsstandsvorschriften.